Hvis du endnu ikke er overbevist om fordelene ved at vælge udbudsformen Udbud med forhandling så læs med her, hvor vi giver dig 5 gode grunde til at vælge Udbud med forhandling.
1) Fokuseret dialog
Hvis du har prøvet markedsdialog før starten på et udbud, så har du sikkert også oplevet, at tilbudsgiverne gerne vil deltage i dialogen, men det kan være svært at styre dialogen, så man rent faktisk får drøftet sagens kerne med tilbudsgiverne. Det kan også være svært, at få tilbudsgiverne til at læse og kommentere på udkast til udbudsmateriale – i hvert fald med mere end overordnede eller gængse kommentarer.
Man kommer tættere på sagens kerne ved udbud med forhandling, hvor alle tilbudsgiverne ikke blot har læst hele udbudsmaterialet, de har også udarbejdet tilbud og fastsat priser, og de ved, at de er en del af byderfeltet. Dette arbejde gør, at tilbudsgiverne har mere konkret feedback til ordregiveren vedrørende risici og fordyrende elementer.
Man får som ordregiver altså en bedre dialog om udbudsmaterialet, når tilbudsgiverne har brugt ressourcer og tid – og ikke mindst har noget på spil.
2) Undgå ukonditionsmæssige tilbud
Hvis man har været igennem en forhandlingsrunde og drøftet uklarheder i både udbudsmateriale såvel som i det indledende tilbud, er der mindre risiko for at modtage et endeligt tilbud, der er ukonditionsmæssigt. Vi har oplevet, at en tilbudsgiver ikke havde forstået, hvordan prislisten skulle udfyldes korrekt. Dette kunne afklares under forhandlingerne, og tilbudsgiver kunne levere en korrekt udfyldt prisliste i det endelige tilbud.
3) Bedre tilbud = bedre konkurrence
Når udbudsmateriale og indledende tilbud bliver drøftet under en forhandlingsrunde, giver det alle tilbudsgiverne en god mulighed for at sikre et gennemarbejdet tilbud. Vi har set eksempler, hvor tilbudsgiverne har forstået krav og ordregivers ønsker på en måde, der medførte komplekse og dyre løsninger. Dialogen skabte en bedre forståelse for ordregivers ønsker, der gjorde, at tilbudsgiverne kunne tilbyde bedre løsninger.
Selvom udgangspunktet er, at kravene skal være præcise og entydige, oplever vi ofte at tilbudsgivere misforstår kravene, eller der er muligheder, som man ikke havde tænkt på i forbindelse med udarbejdelse af kravene.
4) Bedre udbudsmateriale/kontrakt
Dialogen med tilbudsgiverne og de konkrete input giver også ordregiver mulighed for, inden for lovgivningens rammer, at tilpasse udbudsmaterialet, så der bliver en bedre sammenhæng mellem ordregivers behov, udbudsmateriale samt tilbud.
Alt sammen noget, der fører til et bedre udbudsmateriale og dermed en bedre kontrakt.
5) Samarbejdsrelationen etableres tidligt
Ofte inddrages fx. kommende projektledere fra begge sider af bordet til forhandlingerne. Dette giver parterne mulighed for dels at lære hinanden at kende meget tidligt i forløbet, og dels går begge parter ind i projektet med en fælles forståelse af udbudsmateriale og tilbud på baggrund af forhandlingerne.
Selvom udbud med forhandling kan give nogle klare fordele, er det vigtigt at huske, at det er en ressource- og tidskrævende proces for både ordregiver og tilbudsgiver. Derfor er det vigtigt at gøre sig klart, hvorfor det vil være en bedre proces med udbud med forhandling for det enkelte udbud.
Hvis du vil vide mere om hvordan man tilrettelægger en forhandlingsproces, så er du velkommen til at kontakte Cloverleaf.
#CloverleafApproach