Dynamiske indkøbssystemer kan overvejes overalt, hvor man har gentagne indkøb af varer/ydelser, der er generelt tilgængelige på markedet. Ofte beskrives dynamiske indkøbssystemer som en slags åben, tidsubegrænset rammeaftale. De minder dog mere om kvalifikationsordninger (fra Forsyningsvirksomhedsdirektivet), som vi i Cloverleaf Solutions også har bred erfaring med.

En grundlæggende forskel på rammeaftaler og dynamiske indkøbssystemer er færdiggørelsesgraden: Med rammeaftalen har du beskrevet opgaven og konkurrenceudsat den (til en vis grad) – men ved et dynamisk indkøbssystem er du ”kun” nået til prækvalifikationen af dit leverandørfelt. Din ”prækvalifikation” er desuden tidsubegrænset! Leverandører kan altså løbende søge om optagelse på det dynamiske indkøbssystem. Hvilket kan være en stor fordel på markeder, hvor man ønsker et varieret leverandørfelt, og hvor man ønsker at kunne bringe nye leverandører i spil løbende.

Hvornår er dynamiske indkøbssystemer særligt gode?

• I situationer hvor det er svært at definere sit konkrete behov/indkøb.
• I situationer hvor ens indkøb er statisk over længere tid, og det derfor er ressourcespild at lave genudbud hvert 4. år.

Hvilke ydelser egner dynamiske indkøbssystemer sig til?
Der er høstet gode erfaringer med fx standardydelser inden for biler, software, transportydelser, håndværkerydelser og farmaceutiske produkter. Her er det især en fordel, at man kan sortere ned på specifikke standardprodukter. Men fleksibiliteten kan også bruges til med kort varsel at udbyde opgaver, hvor rammerne udvikler sig hurtigt, fx indenfor affaldsbehandling, hvor regelsættet udvikler sig meget hurtigt i disse år. Eller indenfor områder hvor du ikke på forhånd kan forudse dit behov.

Tænk i præcise kategorier – som overordnede hegnspæle!
Kategorisering er nøglen til at bygge fleksibilitet ind i systemet, så det er vigtigt at gennemtænke disse på forhånd. Du kan ikke ændre dem eller tilføje flere senere, da det vil være en ændring af de grundlæggende elementer.  Mange tænker i kategorisering af ydelsen, men vores anbefaling er, at tænke kategorierne som leverandørfelter, der kan udvikles over tid. Og du behøver ikke flere kategorier, hvis det alligevel er de samme leverandører, der skal meldes til.

Fokusér på at gøre systemet operationelt – her ligger værdien
Det er let at oprette et dynamisk indkøbssystem. Det virkelige arbejde ligger i at gøre systemet effektivt og fleksibelt. Forarbejdet er vigtigt: Gør det let for leverandører at deltage og forstå systemet. Forbered en pipeline, så du er klar med de første opgaver og har forberedt skabeloner, så du hurtigt kan gennemføre miniudbud. Hvis det er let for leverandørerne at screene opgaver, kan de fokusere på det vigtige – regne priser og tænke løsninger – og det kommer dig som ordregiver til gode.

Hvis du vil vide mere om hvordan din organisation kan få flere fordele af dynamiske indkøbssystemer, så kontakt os gerne for en uddybning af vores praktiske og strategiske tilgang, der sikrer fleksibilitet og effektivitet i anvendelsen af jeres dynamiske indkøbssystemer. #CloverleafApproach