At afgive tilbud på et EU-udbud kan virke tungt. Der er mange formelle krav, ukendte eller nye ord og begreber. Særligt det påkrævede ESPD dokument kan være svært at gennemskue. Noget af det vi på ordregiver-siden oftest oplever forvirring omkring, er forskellen mellem støttevirksomheder og underleverandører.
Ved afgivelse af tilbud på et EU-udbud, skal der udfyldes et ESPD, som er et fælles europæisk standarddokument. ESPD’et er en egen-erklæring, hvor tilbudsgiver skal angive at bydende virksomhed ikke er omfattet af udelukkelsesgrunde og er egnede til at løfte den udbudte opgave. Den danske udgave er oversat, og der er formuleringer, hvor oversættelsen er knap så hensigtsmæssig.
Hvad er egnethedskrav?
For at forstå hvornår en støttevirksomhed kan komme i spil, er det relevant at forstå, hvad egnethedskrav er for en størrelse.
I EU-udbud refererer egnethedskrav til de krav, som tilbudsgivere skal opfylde for at blive betragtet som ”egnede” til at byde på opgaven. Disse kriterier er fastlagt af ordregiver og skal sikre, at alene tilbudsgivere som har de nødvendige kvalifikationer, ressourcer og erfaring til at kunne løfte kontraktens forpligtelser kan byde på opgaven – jo større og mere kompleks opgaven er, jo større vil kravene til egnethed typisk også være.
Eksempler på typiske egnethedskrav er krav til en soliditetsgrad på minimum 20% eller minimum tre referencer inden for kontraktens fagområde.
Hvad er en støttevirksomhed?
En støttevirksomhed, er en enhed, der giver støtte til tilbudsgiver i opfyldelsen af egnethedskravene i udbuddet.
Støttevirksomheder kan give støtte på to områder: ”økonomisk og finansiel formåen” samt ”teknisk og faglig formåen”.
Økonomisk og finansiel formåen kræves som regel dokumenteret i form af regnskabstal, fx omsætning eller soliditetsgrad.
Teknisk og faglig formåen kræves ofte dokumenteret i form af referencer indenfor et givent
område eller antal medarbejdere med en specifik faglig baggrund.
Hvis man som tilbudsgiver ikke har tilstrækkelige regnskabstal eller referencer, der lever op til de minimumskrav, der er fastsat af ordregiver, kan tilbudsgiver finde en virksomhed og få støtte fra. Det kan være fra en hvilken som helst virksomhed, det behøver ikke være en virksomhed med samme faglige virke.
Hvad er en underleverandør?
En underleverandør derimod, er en selvstændig virksomhed, der indgår i en kontraktuel forpligtelse med den primære tilbudsgiver til at levere bestemte varer eller tjenesteydelser som en del af kontraktudførelsen. Underleverandøren kan have ekspertise eller ressourcer, som den primære tilbudsgiver ikke besidder internt, og derfor bruges disse til at supplere de nødvendige kompetencer.
Underleverandører er direkte involveret i udførelse af kontrakten eller leverer varer eller tjenester som en del af kontrakten.
Hvad skal tilbudsgiver gøre?
Når tilbudsgiver udfylder ESPD’et, skal det angives klart, hvem der er eventuel støttevirksomhed, og hvorvidt tilbudsgiver planlægger at anvende underleverandører til opgaven. Nogle ordregivere beder om at underleverandører, der er kendt på tidspunktet for tilbudsafgivelse, er angivet med navn mv.
Er man i tvivl om en virksomhed er støttevirksomhed så kan disse spørgsmål hjælpe:
a) Skal virksomhedens regnskabstal eller referencer bruges til at opfylde kravene for egnethed? Er svaret ”ja”, så er virksomheden støttevirksomhed.
b) Skal virksomheden kun udføre en del af arbejdet i kontrakten eller levere nogle af varerne som tilbudsgiver ikke selv har, uden at støtte kravene for egnethed? Hvis svaret er ”ja”, så er virksomheden underleverandør.
En virksomhed kan være både en støttevirksomhed og også samtidig være underleverandør.
Forståelsen af forskellen mellem en støttevirksomhed og en underleverandør kan gøre hele forskellen for, om der er afleveret et komplet tilbud. Så brug god tid på at udfylde ESPD og start gerne tidligt i tilbudsfasen. Hvis du som tilbudsgiver er i tvivl, når du sidder og skal aflevere tilbud eller ansøgning, så brug spørgemodulet på selve udbuddet til afklaring. Du er også velkommen til at kontakte os for bistand i forbindelse med udfyldelsen af et ESPD.
#CloverleafApproach