Bedre dialog før udbud kan optimere udbudsmaterialet og viden om markedet. Her er vores bud på, hvordan en markedsdialog bidrager til optimering af dit udbud og på information, som er god at efterspørge:
1) Indblik i markedet
Det er vigtigt at få en klar forståelse af de produkter eller tjenester, som de enkelte leverandører på markedet tilbyder og har erfaring med at levere. Dette kan hjælpe med at afgrænse scopet for jeres udbud og evt. bidrage til indblik ift. opdeling af udbuddet i delaftaler.
2) Betingelser der skræmmer leverandører væk
Har leverandørerne en absolut grænse – er der noget, der kan få dem til at sige ”Tak, men nej tak” og slet ikke afgive tilbud? Identificer områder, hvor I måske ønsker særlige vilkår, som kan være udfordrende på det konkrete marked, I bevæger jer på. Det kan fx være en koncern-politik for CSR krav – især når man har med internationale koncerner at gøre. Eller måske har nogle leverandører strenge interne krav til at byde på opgaver med en bestemt type vilkår, fx bod. Det bør inddrages i overvejelserne for udbudsstrategien, hvis en eller flere leverandører tidligere har ”red-lined” og afvist, at byde på opgaver med bestemte vilkår.
3) Prisstrukturer og økonomi
Hvordan prissætter leverandøren typisk sine varer eller ydelser? Det er vigtigt også at afdække viden om leverandørernes værdikæde for at sikre, at alle omkostninger er medtaget, fx til vedligehold. Dette input er værdifuldt i forhold til en evt. fastlæggelse af betalingsplan samt vilkår for prisregulering. Undersøg hvilke omkostninger, der vil indgå i en Total Cost of Ownership for at forstå hele værdikæden.
4) Levering og implementering
Det er vigtigt at forsøge at afdække væsentlige forudsætninger for udførelsen af opgaven.
Er der særlige problemstillinger i forhold til den tidsplan, som I har forestillet jer for udførelsen af opgaven, som vil volde problemer for leverandøren, eller har leverandøren en sædvanlig implementeringsmetode, som vil give udfordringer for jer eller jeres medarbejdere? Det kan fx også være nyttigt at vide, at hvis I udbyder en opgave med en leverings- eller implementeringsperiode, der ikke ligger i højsæsonen, så kan I opnå bedre priser eller flere tilbud.
5) Test af mindstekrav
Ifølge Konkurrence- og forbrugerstyrelsen annulleres ca. hvert fjerde udbud i Danmark – en af de primære årsager, som vi oplever til annullation, er, at ordregiver bliver opmærksom på et mindstekrav eller et grundlæggende element, der ikke kan ændres, men som heller ikke kan opfyldes af en eller flere tilbudsgivere.
Vi har gode erfaringer med at teste mindstekrav både til egnethed og til tilbuddet ved markedsdialog.
Hvis du vil vide mere om hvordan du tilrettelægger en god markedsdialog i forbindelse med dit udbud, så er du velkommen til at kontakte os hos Cloverleaf.
#CloverleafApproach