Vi ser stor forskel på, hvor mange tilbud offentlige ordregivere får på deres udbud. Nogle udbud får desværre meget få tilbud, hvilket er kritisk for de offentlige ordregivere, der kan være nødsaget til enten at vælge en dyrere løsning eller lade udbuddet gå om i et forsøg på at få flere bydere.
Det er derfor ikke uvæsentligt, at man som ordregiver gør en indsat for at gøre sit udbud attraktivt for leverandører for at sikre kvalificerede tilbud, øge konkurrencen og opnå den bedste løsning til prisen. Her er fem punkter, som vi har fokus på, når vi vil gøre et udbud attraktivt at byde på:
1. Klar og præcis udbudsbeskrivelse
En veldefineret udbudsbeskrivelse gør det lettere for potentielle leverandører at forstå opgaven. Undgå unødigt komplekse formuleringer og vær tydelig om, hvad der forventes og brug gerne lidt ekstra tid på introduktionen til udbuddet i udbudsbekendtgørelsen, så det er hurtigt at få en idé om, hvad udbuddet reelt omhandler.
2. Realistiske krav og kontraktvilkår
Overvej om kravene står mål med markedets standarder og leverandørernes kapacitet. Alt for restriktive krav eller ubalancerede kontraktvilkår kan afskrække nogle virksomheder fra at byde. Undersøg også gerne om egnethedskravene reelt udelukker større dele af markedet. Vi har fx. oplevet, at hvis vi sænkede omsætningskravet en smule, så kunne tre potentielle leverandører byde uden at skulle have en støttende enhed bag sig.
3. Opdeling af kontrakten
Overvej om opgaven skal opdeles i flere pakker for at sikre at mindre leverandører kan byde på opgaven, eller om der omvendt skal ske en bundling af nogle opgaver for at gøre kontrakten mere attraktiv at byde på – dette gør sig især gældende for opgaver, hvor det kræver en investering af tilbudsgiver at komme ind på markedet. Det kan også være at en delmængde af opgaven kræver en helt særlig ekspertise, og derfor bør denne delmængde af opgaven udskilles til en separat opgave for at denne del ikke bliver konkurrencebegrænsende for den samlede opgave.
4. Dialog med markedet
Inden den endelige udformning af dit udbud, kan en markedsdialog hjælpe med at afstemme behov og muligheder. Dialogen giver indsigt i, hvad markedet kan levere, og hvordan udbuddet kan tilrettelægges, så det er mere attraktivt. Det kan også fungere som en slags reklametid for dit udbud.
5. Rimelige tidsfrister
Sæt tidsfrister, der giver leverandørerne tilstrækkelig tid til at udarbejde et gennemarbejdet tilbud. Overvej også hvad du beder tilbudsgiverne om at nå i tilbudsfristen. Hvis kravene til løsning eller egnethed, fx. medfører at flere af de relevante tilbudsgivere skal finde en samarbejdspartner eller underleverandør for at opfylde kravene, så skal de have tid til dette ud over at lave selve tilbudsarbejdet. For korte frister kan derfor føre til færre og mindre kvalificerede tilbud.
Ved at tage disse overvejelser i betragtning kan offentlige ordregivere gøre udbud mere attraktive og opnå bedre løsninger og samtidig fremme en sund og bred konkurrence på markedet.